In en uit bed stappen, vallen, badkamerbezoek, het openen van deuren… met slimme sensoren en nieuwe domotica volgen we heel veel gedrag van onze cliënten op afstand. Dat kan heel handig en zinvol zijn, maar leidt er in de praktijk ook toe dat zorgmedewerkers belast worden met onterechte en niet-relevante meldingen.

Hoe zorgen we dat we ‘alarmmoeheid’ verminderen en slimmer omgaan met onze meldingen?

Slimmere meldingen helpen ons de zorg te verbeteren

Meer grip krijgen op meldingen

Op verschillende zorglocaties binnen Espria zijn nieuwe, slimme sensoren aangesloten op het zogeheten 'domoticaplatform' van Espria. Zorgmedewerkers krijgen dankzij die sensoren meldingen of oproepen binnen waar ze vaak iets mee moeten doen. Bijvoorbeeld omdat een cliënt bij wie we meldingen hebben aangezet, uit bed is gegaan of om assistentie heeft gevraagd. Soms gaat dit om heel veel meldingen en is het moeilijk het overzicht te krijgen welke meldingen meer of minder dringend zijn. 

Eén van de projecten waar het innovatieteam van Espria zich mee bezighoudt is 'Slimmere meldingen'. Stein van Berkel, projectleider zorgtechnologie bij Zorggroep Meander: “Ik maak deel uit van het innovatieteam, waarin we zoveel mogelijk van elkaar willen leren en technologieën en processen verder brengen. Wat we bij meldingen zien, is dat het er vaak heel veel zijn. We willen data gaan gebruiken om zorgmedewerkers te helpen veel meer grip te krijgen op de meldingen.

Er is behoefte om meer inzichtelijk te krijgen welke meldingen er binnenkomen, waar dat er heel veel zijn en hoe we daar beter mee om kunnen gaan. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er technisch iets moet worden aangepast om te zorgen dat er minder of betere meldingen binnenkomen.

Ook moeten we kritisch kijken welke meldingen allemaal ‘aan’ moeten. Sommige meldingen zijn misschien niet noodzakelijk; ook de Wet Zorg en Dwang vraagt om een zorgvuldige inzet van meldingen. Meer inzicht in alle meldingen helpt ons om het werk voor medewerkers makkelijker te maken.”

Dashboard voor meer inzicht

Stein: “Leuk in dit project is dat het een samenwerking is van Meander, Evean, De Trans en het BI-team en domoticateam van het SSC. Het is een kracht dat we binnen Espria alles bij elkaar hebben en in één keer een grote slag kunnen maken. Met het BI-team hebben we een dashboard ontwikkeld om meer inzicht te krijgen in de meldingen. 

De verwachting is dat we met dit dashboard trends en ontwikkelingen gaan ontdekken. Door hier goed op in te spelen kunnen we processen verbeteren en werkdruk op bepaalde plekken verlagen. Als je bijvoorbeeld ziet dat er ineens op een bepaalde kamer veel meer meldingen binnenkomen dan anders, kun je op basis daarvan het gesprek aangaan met die locatie. Is er iets aan de hand? Is een cliënt extra onrustig door bijvoorbeeld een wijziging in medicatie of doordat hij of zij in een andere fase van dementie is gekomen? Dan moeten wellicht andere of minder sensoren ingesteld worden, om te zorgen dat er geen onjuiste of onnodige meldingen binnenkomen.

Ook kunnen er met het dashboard technische problemen aan het licht komen, bijvoorbeeld dat bepaalde velden – die zijn ingetekend om in- of uit bedmeldingen te doen - te scherp zijn afgesteld of juist te ruim zijn ingetekend en daardoor nooit afgaan.”

Juiste collega op juiste moment op juiste plek

Ook kan beter inzicht in meldingen helpen om de werkdruk te verlagen. Stein: “Met het dashboard krijgen we inzicht in het aantal meldingen per afdeling en hoe vaak meldingen worden doorgeschakeld naar andere afdelingen. Als er bijvoorbeeld heel veel wordt doorgeschakeld, kan het zijn dat er technisch zaken anders ingesteld moeten worden of dat een medewerker niet goed weet wat hij of zij met de meldingen moet doen.

Ook kunnen we trends ontdekken waar we op kunnen inspelen om de werkdruk te verbeteren. Als we bijvoorbeeld in de nachtzorg structureel op bepaalde tijdstippen een piek zien, kunnen we daar de inzet van medewerkers op afstemmen. Zo kan het ons helpen meer de juiste collega op de juiste plek in te zetten. Tijdens corona hebben we bijvoorbeeld niet het aantal mensen dat we wensten kunnen inzetten. We gaan komende jaren meer aanlopen tegen personeelstekort. Inzichten vanuit het dashboard kunnen ons hierbij helpen.

Het uitgangspunt is altijd dat het dashboard niet gebruikt moet worden als controlemiddel, maar puur om inzichten te krijgen waarmee we de medewerkerstevredenheid en de kwaliteit van onze zorg kunnen verbeteren.”

Met het dashboard krijgen we inzicht in het aantal en soort meldingen per locatie. Door verder in te zoomen op bijvoorbeeld uitschieters en te onderzoeken wat daarvan de oorzaak is, kunnen we ontwikkelingen, kansen of verbeterpunten ontdekken en daarop inspelen. Het dashboard heeft puur een signalerende functie en wordt ingezet als hulpmiddel om open het gesprek aan te gaan. Het doel is altijd werkplezier en werkgemak te verbeteren en de kwaliteit van onze zorg te verhogen.

Bart de Vries, product owner domotica  bij SSC ICT: “Ik geloof sterk in het belang en de waarde die dit dashboard kan bieden in de zorg. We zijn onze dienst domotica steeds verder aan het professionaliseren. Ik zie veel kansen om de acceptatie van onze diensten te verbeteren, bijvoorbeeld door zorgorganisaties meer ondersteuning te bieden bij de implementatie.”

Ria Kreulen en Michel Compagner vormen het BI-team voor het dashboard. Michel: “Ik vind het een mooie uitdaging om uit een brij aan data informatie te halen waar onze collega’s iets mee kunnen. Uiteindelijk kan dat iets waardevols opleveren voor mensen die zorg nodig hebben.” Ria vult aan: “Het is mooi om op deze manier als BI-team een fijne samenwerking te hebben met de dienst domotica en verschillende zorgorganisaties en zo mee te helpen processen te verbeteren.”
 

Hoe worden slimmere meldingen binnen onze organisatie geïmplementeerd?

“Vanuit het innovatieteam in samenwerking met SSC ICT hebben we technisch goed inzicht kunnen krijgen, die basis staat. Nu is het van belang eerst goed te testen op verschillende locaties. Dat doen we in eerste instantie met Evean, De Trans en Zorggroep Meander. We moeten heel helder hebben wat we eruit willen halen en wie de regie houdt op het dashboard en de meldingen. Door zorgvuldig te testen en hier de tijd voor te nemen, voorkomen we dat we later steeds het wiel opnieuw moeten uitvinden. Als de inrichting van de technologie optimaal is en we goed inzicht hebben in knelpunten en succesfactoren, leggen we dit vast in een projectverslag met een advies voor het vervolg en hoe dit verder binnen de organisatie kan worden opgeschaald. Zo kunnen we de zorgorganisaties binnen Espria in één keer verder helpen, want deze technologie kan binnen alle zorgorganisaties van toegevoegde waarde zijn.”

Van elkaar leren en innoveren

‘Slimmere Meldingen’ is één van de onderwerpen waarop het innovatieteam samenwerkt, ervaringen uitwisselt en van elkaar leert.

Het innovatieteam bestaat uit vlnr Teun Jonker (Zorgcentrale Noord), René Blook (Espria), Sanneke Heij (Icare), Stein van Berkel (Zorggroep Meander), Jan de Jonge (GGZ Drenthe), Michel van Rossum (GGZ Drenthe), Elie Rusthoven (Evean). Niet op de foto: Bart de Vries (SSC ICT), Daan van der Vlist (De Trans) en Arianne Heideman (Espria).